Образец архивной справки о трудовом стаже

Архивная справка – образец составления

Для подтверждения стажа зачастую требуется предоставление архивной справки. Что представляет собой документ, как он оформляется и какой имеет срок действия? О том, как подтвердить трудовую занятость за определенный период по справке, вы узнаете из этой статьи. Архивная справка о подтверждении стажа — официальный документ, который содержит сведения о трудовой деятельности работника. Чаще всего данная справка нужна для предоставления в Пенсионный фонд для начисления пенсий, по возрасту или при наличии льготного стажа.

В случае возникновения спора она нужна для установления возможности получать государственное обеспечение в судебном порядке. Заявление пишут на имя руководителя предприятия или начальника, архива города или другого муниципального образования. Указываются следующие сведения:. Справка выдается по заявлению работника. При обращении к работодателю заявление пишется в свободной форме.

Подать заявление в Госархив можно не только лично, но через единый портал государственных услуг. Справка выдается действующим предприятием или запрашивается в архивах личных дел, которые организуются после ликвидации предприятия. Документ может запрашиваться на основании решения суда. В этом случае акт передается в уполномоченные учреждения — предприятию-работодателю или архив — участником судебного процесса либо отправляется по почте.

Когда должны сделать справку, законом четко не установлено, однако следует принимать во внимание разумный срок. Срок выдачи справки также зависит от места обращения за ней:

Законодательством утверждена архивная справка о подтверждении трудового стажа.

Но работодатели могут разработать и свою форму. Бывшему работнику по его желанию может быть выдано несколько экземпляров справки. Количество обращений также не регламентировано. Этих сведений достаточно для установления права гражданина на получение пенсии по старости.

Период действия документа в законодательстве не установлен. Для подтверждения трудового стажа справка может использоваться до момента смерти гражданина, в отношении которого были проведены отчисления в ПФ РФ.

При выдаче сведении о стаже работника необходимо руководствоваться следующими законодательными актами:. Перейти к контенту Прием на работу Договоры Пенсия Увольнение Задайте вопрос специалисту по трудовому праву.

Поиск: Поиск. Зачем требуется архивная справка о подтверждении трудового стажа, образец документа. Как правило, одна справка подтверждает стаж у одного работодателя, то есть, чтобы подтвердить весь стаж, имеющейся в трудовой книжке, нужно собрать несколько справок.

При составлении заявления в архив или требования к суду следует правильно указать период, за который нужны сведения об отчислениях в Пенсионный фонд. На практике срок выдачи архивной справки составляет дней с момента получения запроса. Не смотря на то, что архивная справка о подтверждении трудового стажа не имеет срока годности, ее могут признать недействительной, если она содержит исправления и помарки.

Продолжая использовать сайт, Вы даете свое согласие на работу с этими файлами.

Доказательства по делу

Подготовка заявления об установлении факта работы с формальной стороны не составит сложностей. Главная проблема заключается в сборе и представлении суду доказательств, подтверждающих факт работы.

Если организация еще существует, то в первую очередь гражданин должен обратиться туда. При отсутствии необходимых документов о работе, запросите в организации подтверждающую справку. Далее следует обратиться в местный архив, где также необходимо получить документы. Либо справку, указывающую, что документы, подтверждающие факт работы, на хранение не поступали.

В качестве доказательств факта работы в определенное время и в определенном месте можно использовать и косвенные доказательства (приказы о премировании, отпусках, грамоты, благодарности). Лучшими будут доказательства, в которых указаны конкретные даты, фамилия заявителя и наименование организации. Чем больше будет таких доказательств, тем проще будет доказать свою позицию в суде.

Мнение эксперта
Новиков Олег Тарасович
Юрист-консульт с 7-летним стажем. Специализируется в области уголовного права. Член ассоциации юристов.

Неплохими доказательствами по делам, связанным с установлением факта работы, будут и показания свидетелей. Свидетели должны иметь аналогичный период работы в той же организации, что подтверждается трудовой книжкой.

Подписка на новости

15 сентября 2014 11:26

В настоящее время порядок подтверждения трудового (страхового) стажа регулируется положениями Федерального закона «О трудовых пенсиях в Российской Федерации», а также Федеральным законом «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного пенсионного страхования».

Основным документом, подтверждающим периоды работы до регистрации гражданина в качестве застрахованного лица, является трудовая книжка установленного образца, а после регистрации — индивидуальные сведения персонифицированного учета, представляемые страхователем на каждого работающего у него гражданина.

Очень часто возникают случаи, когда трудовая книжка утеряна, или в записях, содержащихся в ней, допущены неточности, исправления и т.д., индивидуальные сведения представлены работодателем с ошибками и (или) не в полном объеме.

Такие обстоятельства могут привести к назначению пенсии в меньшем размере, чем тот, на который рассчитывал заявитель

Поэтому очень важно не ждать наступления пенсионного возраста, а готовиться к выходу на пенсию заранее и обратиться в территориальный орган ПФР по месту регистрации со всеми имеющимися документами не позднее, чем за 9 месяцев до наступления права. В соответствии с действующим законодательством обязанность по предоставлению документов, необходимых для назначения (перерасчета) пенсии, возложена на гражданина

Записи в трудовой книжке должны быть оформлены в соответствии с требованиями о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, действовавшими на момент заполнения и внесения записей.

При отсутствии трудовой книжки, а также в тех случаях, когда в трудовой книжке содержатся неправильные и неточные записи, либо не содержатся записи об отдельных периодах работы, в подтверждение трудового стажа принимаются справки, выдаваемые работодателем либо архивным учреждением: выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы, удостоверения, письменные трудовые договоры и соглашения с отметками об их исполнении и иные документы, содержащие сведения о периодах работы.

Что касается существующего работодателя, то справки, подтверждающие стаж и заработок могут быть получены в короткие сроки. Хуже обстоят дела по ликвидированным работодателям, особенно если документы не сданы на хранение в вышестоящую организацию, нет правопреемника и в архивные учреждения документы также не сданы. В такой ситуации поиски необходимых для назначения пенсии документов могут занять очень много времени и не всегда приведут к положительному результату.

В случае, если все-таки документы сданы на хранение в архивное учреждение, необходимо установить в какой именно архив необходимо обращаться.

В данной ситуации можно воспользоваться сайтом www.rusarchives.ru. Существует интернет-путеводитель по архивам России www.guides.rusarchives.ru, который позволяет производить поиск по 31 федеральному и 49 региональным архивам и включает в себя порядка 140 тысяч архивных фондов.

Чтобы уточнить местонахождение документов в архивных учреждениях Ярославской области можно воспользоваться сайтом «Портал Архивной службы Ярославской области»: http://www.yar—archive.ruweb—archive

К оформлению запроса в архив жестких требований не установлено, заявление составляется в свободной форме, но на имя директора архива. В запросе обязательно должны быть указаны следующие данные: ФИО (смена ФИО); интересующий период; адрес, по которому нужно направить ответ архива; контактный телефон; о чем и для какой цели запрашивается информация.

Чаще всего заявителю приходит ответ в виде архивной справки, реже архивной выписки или копии документа.

В архивную справку о подтверждении трудового стажа включаются данные за то время, за которое имеются сведения в документах архива: приводится точное название должности, занимаемой гражданином, и период его работы. В качестве документов, подтверждающих трудовой стаж, используются приказы по личному составу, по основной деятельности, лицевые счета, другие документы.

Организации тоже вправе выдавать архивные справки, архивные выписки, при условии, что у них есть архив в виде отдельного подразделения.

При необходимости специалисты территориального органа Пенсионного фонда РФ могут оказать содействие в запросе необходимых документов.

Рекомендации по подготовке архивных справок и ответов на типовые запросы социально-правового характера, выдаваемых архивными учреждениями Российской Федерации, Рекомендации Росархива от 14 марта 2005 года

Федеральный закон от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации”.

Федеральный закон от 20 февраля 1995 года N 24-ФЗ “Об информации, информатизации и защите информации”.

“Основные правила работы государственных архивов СССР”, Москва, 1984.

Федеральный закон от 17 декабря 2001 года N 173-ФЗ “О трудовых пенсиях в Российской Федерации”.

Федеральный закон от 15 декабря 2001 года N 166-ФЗ “О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации”.

Федеральный закон от 15 декабря 2001 года N 167-ФЗ “Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации”.

Постановление Правительства Российской Федерации от 24 июля 2002 года N 555 “Об утверждении правил подсчета и подтверждении страхового стажа для установления трудовых пенсий”.

Постановление Министерства труда и социального развития Российской Федерации и Пенсионного фонда Российской Федерации от 27 февраля 2002 года N 16/19па “Об утверждении перечня документов, необходимых для установления трудовой пенсии и пенсии по государственному пенсионному обеспечению в соответствии с Федеральными законами “О трудовых пенсиях в Российской Федерации” и “О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации”.

“Положение о порядке подтверждения трудового стажа для назначения пенсий в РСФСР”, утвержденное приказом Министерства социального обеспечения РСФСР от 04.10.91 N 190.

Пенсионный фонд Российской Федерации “Сборник нормативных правовых актов по пенсионной реформе”, Москва, ч.1 – 2003 год и ч.2 – 2004 год.

Закон Российской Федерации от 18 октября 1991 года N 1761-1 “О реабилитации жертв политических репрессий”.

Федеральный закон от 12 января 1995 года N 5-ФЗ “О ветеранах”.

Федеральный закон от 24 ноября 1995 года N 181-ФЗ “О социальной защите инвалидов в Российской Федерации”.

Федеральный закон от 9 января 1997 года N 5-ФЗ “О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы”.

Федеральный закон от 4 марта 2002 года N 21-ФЗ “О дополнительном ежемесячном материальном обеспечении граждан Российской Федерации за выдающиеся достижения и особые заслуги перед Российской Федерацией”.

Приложение 1. Архивная справка

Приложение 1

(название государственного архива)

(почтовый индекс, адрес,

Адресат

телефон, факс архива)

Архивная справка

N

На N

от

Заявление в архив о подтверждении трудового стажа бланк

Если предприятие больше не существует, следует обратиться в архив, который принял бумаги ликвидированного предприятия, и сделать выписку из бухгалтерских документов. Это должна быть справка о заработке, содержащая и данные о сумме среднемесячных выплат. Форма такого документа известна сотрудникам архива, которые помогают собрать документы для пенсии.

На основании, каких документов архива можно восстановить неверную или неполную информацию? Справка о местах работы до 2002 года и сведения о работе в ликвидированных организациях выдаётся архивным учреждением на основании данных, сохранившихся в хранилище.

Если архив не компетентен, то в течение 7 дней происходит переадресация компетентному органу с уведомлением заявителя. Результаты предоставления услуги Составление архивной справки – бесплатная услуга. В результате обработки персональных данных выписывается следующая официальная бумага:

  • Запрос с уточнением сведений, недостающих в заявлении.
  • Обоснованный отказ с ссылками на нормативные акты и указанием причин.
  • Копия, заверенная архивом.
  • Архивная справка.
  • Выписка из документов архивохранилища.

В каких случаях обращается заявитель

Нынешние пенсионеры столкнулись со множеством проблемных нюансов при подсчёте пенсии. Дело в том, что для многих учреждений советского периода практически не найти правопреемников. «Наследники»-компании отказывают заверять данные о трудовом стаже бывших товарищей-коммунистов.

Организация отказывает, и бывшему работнику приходится организовывать поиск архивных данных.

Между тем, на стаж и размер пенсионных и социальных выплат влияет:

  • Наличие льготного стажа.
  • Наличие специального стажа.
  • Опыт работы в государственных (муниципальных) учреждениях.
  • Наименование профессии.

Зная это, будущему пенсионеру стоит поволноваться, если он обнаружил, что:

  1. Запись в трудовой книжке отсутствует или передаёт неточную информацию.
  2. У штампа организации (принимающей или увольняющей) трудно различимы буквенные обозначения.
  3. Запись о реорганизации учреждения (фирмы) отсутствует.
  4. Наименование компании не совпадает с названием организации в печати.

Образец архивной справки о стаже работы

Форма такого документа законодательно не установлена — то есть он составляется произвольно. Однако в нем должны присутствовать необходимые реквизиты:

  • полное название организации (с указанием адреса, номера расчетного счета, БИК, ИНН и т.п.);
  • продолжительность работы сотрудника («с… по…»);
  • должность, которую занимал сотрудник;
  • указание на документы, на основании которых были осуществлены прием и увольнение (Приказ о приеме №__ от___, Приказ об увольнении №__ от___);
  • расчет заработной платы за период работы по месяцам (не является обязательным);
  • информация о причине выдачи документа;
  • подписи директора и главного бухгалтера, печать, дата выдачи.

Основные правила составления архивной справки

Архивная справка должна содержать лишь ту информацию, которая имеет отношение к лицу, упомянутому в запросе. Если документ-основание содержит информацию и о других лицах (не упомянутых в запросе), то в справке ни в коем случае не должно быть никаких указаний на этих лиц.

В тексте справки должен быть соблюден хронологический принцип последовательности событий, именно в том порядке, в котором они излагаются в архивных документах. Никаких исправлений в тексте быть не должно.

Если структурные подразделения предприятия, само предприятие, а также те или иные должности когда-либо были переименованы, то в архивной справке не должны быть указаны их современные названия. Таким образом, при создании архивной справки о работе того или иного лица в определенной организации все наименования должны быть перенесены из подлинных архивных документов в точном соответствии с тем, как они там обозначены в тот период времени, который необходим для формирования справки. Если в течение того времени, которое указано в запросе, происходили какие-либо переименования, то все они должны найти отражение в справке. Это может быть сделано в произвольном виде, пример вы можете увидеть в образце архивной справки.

При подготовке архивной справки могут быть обнаружены те или иные расхождения со сведениями, которые указаны в запросе. Это могут быть, например, разные варианты написания имен при условии совпадения фамилии и прочих данных. Также могут быть выявлены некоторые исправления, неразборчивый текст оригинала или какие-либо сокращения. В таких случаях в справке должны быть сделаны соответствующие примечания. К примеру, в нужной точке текста ставятся скобки, в которых указывают отметку такого типа: «Так в подлиннике документа» или же аналогичный вариант (пример вы также можете увидеть во втором образце архивной справки).

Если в запросе речь идет о заработной плате, то следует отдельно указать сумму, которая начислялась каждый месяц. Информация переносится из документов архива таким же образом, как она отражалась в оригиналах, масштаб цен также берется из запрашиваемого периода времени. Если начисления отсутствуют в те или иные месяцы, то это также следует отметить в справке.

Во время формирования справки нет необходимости рассчитывать общую сумму за год, а также среднемесячный или среднегодовой доход, производить поправки на инфляцию и тому подобные расчеты. Фактически от составителя справки требуется лишь осуществить перенос данных из подлинника в современный документ.

Если документов о заработной плате нет в наличии, то справку можно составить на основе штатного расписания. С помощью таких данных есть возможность определить должностной оклад за конкретный период. При помощи изучения приказов по основной деятельности, а также приказов по личному составу есть возможность определения наличия других выплат за временной отрезок, который интересует заявителя.

При необходимости подготовки справки о награждении конкретного лица, следует убедиться, что она будет содержать следующую информацию: наименование документа, который послужил основанием для награждения (постановление, приказ, решение и др.), наименования награды, ФИО награжденного лица.

Справка должна быть подписана руководителем или уполномоченным в соответствии с установленным приказом или должностной инструкцией порядком. Данный документ также должен быть заверен печатью организации.

Пример заявления

ЗАЯВЛЕНИЕ ОБ УСТАНОВЛЕНИИ ФАКТА РАБОТЫ

17.09.2021 г. я обратился в отделение пенсионного фонда в Большеярском районе г. Астрахань для назначения пенсии по старости. В ходе оформления пенсии установлено, что в трудовой стаж не включили период работы в качестве водителя в колхозе «Октябренок» (с. Новоелецк Астраханской области) в период с 1988 г. по 1993 г.

Согласно письменным разъяснениям сотрудников ПФР, в трудовой книжке неправильно оформлена запись о работе. А именно: не указаны конкретные даты приема на работу и увольнения (отсутствуют числа), а также проставлена печать колхоза «Октябрь», а не «Октябренок». В связи с указанным обстоятельством в зачислении периода работы с 15.01.1988 г. до 01.04.1993 г. в колхозе «Октябренок» мне отказано и рекомендовано через суд установить факт работы.

Запись была оформлена неверно, поскольку работник отдела кадров допустила описки, не указано о переименовании колхоза в 1991 году. Сейчас исправить записи невозможно, поскольку колхоз ликвидирован.

Подтвердить факт работы в колхозе «Октябренок» могут бывший председатель Советов Роман Алексеевич, бывший кадровик Попова Василиса Игоревна, копии документов, связанных с работой.

  1. Установить факт работы Попова Виталия Андреевича в колхозе «Октябренок» в с. Новоелецк Астраханской области в должности “водитель” в период с с 15.01.1988 г. по 01.04.1993 года.
  1. Квитанция об уплате госпошлины в суд
  2. Приказа о приеме на работу
  3. Копия трудовой книжки заявителя
  4. Выписка из ЕГРЮЛ в отношении колхоза “Октябренок”
  5. Копия справки архива
  6. Грамоты, благодарственные письма
  7. Книжка колхозника
  8. Ходатайство о вызове свидетелей
  9. Уведомление об отправке документов заинтересованным лицам

20.01.2022 г. Попов В.А.

Как подтвердить трудовой стаж

Страховой стаж с 2002 года подтвердить проще всего. Ведь все отчисления в ПФР, сделанные за гражданина начиная с 2002 года, отражаются на его лицевом счёте в фонде. А вот в отношении более ранних периодов такой гарантии нет. Этот стаж придётся подтверждать дополнительными документами, а в некоторых случаях и свидетельскими показаниями — в том числе и в суде.

И если по российскому стажу, полученному в 90-е годы прошлого века и самые ранние нулевые, есть шанс, что сведения о нём всё же нашли отражение в данных персонифицированного учёта ПФР, то данным по советскому там взяться неоткуда.

Дальше больше. Даже если весь союзный стаж нашёл отражение в трудовой книжке, это ещё не гарантирует, что он будет засчитан. Неверно оформленная запись, исправления, неразборчивая печать и т. п. — и придётся позаботиться о дополнительных подтверждениях соответствующего периода трудовой биографии или же смириться с тем, что он фактически пропадёт впустую.

Впрочем, способы альтернативного подтверждения стажа имеются, и ситуация в этом плане не столь безнадёжна, как это может показаться.

Автор этих строк начал активную трудовую деятельность весной 1997 года как внештатный корреспондент одной из федеральных газет. Первое время сотрудничество велось на гонорарной основе: подготовил текст — напечатали — заплатили. Затем мы заключили гражданско-правовой договор подряда. И только аж в 2000 году — трудовой.

Проверить данные персонифицированного учёта ПФР о себе нетрудно. Для этого надо действовать в такой последовательности:

  1. Открыть стартовую страницу личного кабинета гражданина на сайте ПФР.

    Так выглядит страница для входа в личный кабинет гражданина на сайте ПФР. Ссылки для входа в систему и регистрации в ней расположены в правом верхнем углу

  2. Авторизоваться в системе с помощью аккаунта на портале госуслуг. Для этого нужно кликнуть на ссылку «Вход» в правом верхнем углу.
  3. Если учётной записи на портале нет, есть два варианта действий:
    • Сразу же перейти на страничку регистрации в Единой системе идентификации и авторизации (ЕСИА) по предложенной ссылке.

      Авторизация в личном кабинете гражданина на сайте ПФР. Если есть акканут на портале госуслуг, кликаем на «Войти». Если нет — на «Зарегистрироваться в ЕСИА»

    • Зарегистрироваться непосредственно на сайте ПФР (ссылка «Регистрация» в правом верхнем углу стартовой страницы личного кабинета физического лица).
  4. После входа в личный кабинет прокрутить страничку вниз до раздела ««Индивидуальный лицевой счёт».
  5. Кликнуть на ссылку «Получить информацию о сформированных пенсионных правах».

    Чтобы получить сведения об индивидуальном лицевом счёте в ПФР, после авторизации в личном кабинете надо пройти по соответствующей ссылке

  6. На открывшейся странице кликнуть на свой суммарный страховой стаж.

    По клику на продолжительность страхового стажа открывается подробная информация о нём. А если кликнуть на число баллов, откроется детальный расклад по ним

  7. Изучить все сведения об уже засчитанном стаже, включая имеющийся до 2002 года. И если каких-то сведений там нет, это повод загодя позаботиться об их подтверждении.

    Так выглядит в личном кабинете на сайте ПФР информация о трудовом стаже до 2002 года

А вот небольшой период работы по трудовой книжке сразу после школы перед поступлением в университет мне придётся подтверждать отдельно: сведений о нём у ПФР нет. Что неудивительно — это было ещё во времена СССР. Да и обо всём периоде сотрудничества с этим федеральным изданием я для страховки запросил у редакции отдельную справку. Благо, она существует, чего о многих предприятиях, действовавших в 90-е, не скажешь.

Под разделом со сведениями о трудовом стаже до 2002 года в личном кабинете на сайте ПФР содержатся рекомендации, как можно скорректировать эту информацию. Для этого предлагается принести в отделение фонда по месту жительства такие документы:

  • Трудовую книжку, если в ней есть сведения, не отражённые в системе персонифицированного учёта.
  • Военный билет. Актуально для тех, кто служил в армии, поскольку этот период включается в трудовой и, соответственно, страховой стаж.
  • Свидетельства о рождении детей, появившихся на свет до 2002 года: до полутора лет на каждого ребёнка засчитываются в трудовой стаж одного из родителей.

Как составить справку

Оформить документ нужно либо на фирменном бланке, либо с применением углового штампа, чтобы были зафиксированы реквизиты компании
. В структуре справки должны содержаться элементы:

  • дата и регистрационный номер;
  • ФИО сотрудника;
  • точное название должности (если она даёт право на досрочную пенсию, название должно быть написано так же, как оно звучит в 10-м Постановлении от 26.01.1991г.);
  • сведения о стаже (количество отработанных лет, месяцев и дней);
  • основание (реквизиты трудовой книжки);
  • цель выдачи (куда направляется или по чьему запросу);
  • заверительные подписи (директора, кадровика или исполнителя);
  • печать фирмы.

Если справка нужна для оформления льготной пенсии
, то нужно включить расширенное описание трудовой деятельности с указанием реквизитов приказов:

  • о переводах;
  • о присвоении разрядов;
  • о совмещении профессий.

Важно знать, что визировать справку может:

  • директор фирмы;
  • кадровик, если он уполномочен приказом выдавать и подписывать кадровые документы;
  • архивариус, если личное дело находится в архиве.

Какие существуют формы для заявителя (на примере Санкт-Петербурга)?

Запросы различают по основаниям: общий вопрос или частная заявка, по конкретному обстоятельству. Любой запрос рекомендуется заполнять печатным способом, с использованием Интернета и современных методов связи.

Образец заявления выглядит следующим образом:

Частные запросы

Для граждан РФ предлагаются разные формы запросов, переданных на рассмотрение в архивохранилище.

Примеры:

Справка о размере заработной платы.

Заявление.

Прошу выдать мне информацию о размере заработной платы на предприятии______за период_______.

Справка об эвакуации из блокадного Ленинграда.

Заявление.

Прошу мне, ФИО, паспортные данные, выдать сведения об эвакуации из блокадного Ленинграда.

На период ВОВ проживал по адресу:

Предположительная дата эвакуации и с кем эвакуировался:

Справка о награждениях.

Прошу подтвердит факт награждения медалью «Ветеран труда» (присвоения звания «Житель блокадного Ленинграда»).

ФИО, контактные данные:______

Примерное название органа власти, производящего мероприятия по награждению:______

Требования к запросам

Запрос рассматривается при соблюдении следующих требований:

  1. Он не должен быть анонимным. В нем передаются ФИО, почтовый адрес или электронная почта заявителя.
  2. Заявление должно быть понятным, написано на русском языке.
  3. Запрос не может содержать ненормативной лексики.
  4. Запрос должен быть логичен.

Архивная справка

Тип документа: Справка

Размер файла документа: 31,0 кб

Архивная справка является многофункциональным документом, отвечающим на разнообразные адресованные архиву запросы граждан и организаций. Она может выдаваться как ведомственным (городским) архивом, так и архивом организации.

Назначение документа

Кроме функции хранения документов архив организации (городской, муниципальный) выполняет справочную функцию, предоставляя информацию по запросам граждан и организаций. Архивная справка может потребоваться в следующих случаях:

  1. при выходе гражданина на пенсию;
  2. для подтверждения трудового стажа;
  3. при заключении сделок с недвижимостью, в случае если требуется информация о зарегистрированных в прошлом и в настоящем времени на данной жилплощади лицах;
  4. если гражданин трудоустраивается в иностранную компанию, и в других целях.

При составлении документа необходимо соблюдать ряд правил:

  • в архивной справке должны содержаться только факты и сведения, относящиеся к существу запроса. Если в документе, который является основанием для составления справки, имеются иные данные или содержится информация о лицах, не упомянутых в запросе, указания на эти факты и упоминание этих лиц недопустимо;
  • последовательность событий в документе должна быть изложена в хронологическом порядке.
  • если запрос был сделан в отношении организации или структурного подразделения, а также должностей, которые в настоящее время носят другое название, в справке отражаются те наименования, которые существовали на период, отраженный в запросе. Например, если речь в запросе идет о данных по личному составу организации за 1985 год, то наименование организации, должностей, структурных подразделений соответствовать установленным на 1985 год, даже если в настоящее время эта должность или подразделение носят другое название или отсутствуют вовсе.

Информация переносится из подлинников без искажения. Если в справке имеются:

  1. незначительные расхождения с данными, имеющимися в запросе, например, не совпадает дата рождения или имя при совпадающих остальных данных;
  2. исправления, зачеркивания;
  3. сокращения;
  4. пропуски периодов, например, не указанная за определенный месяц заработная плата работника;
  5. неразборчивый текст,

то в этом случае в тексте справки необходимо сделать примечание, например, «в соответствии с подлинником» или «в подлиннике отсутствует», или аналогичного вида.

Нормативная база

Основные правила работы архивов организации (2002 год, одобрены Росархивом) определяют порядок работы как государственных (муниципальных) архивов, так и архивов частных организаций. При составлении архивной справки можно опираться на образец, имеющийся в приложении к Правилам. Архивные учреждения могут утверждать свои формы архивных справок.

Составление документа

Примерная структура архивной справки выглядит следующим образом:

  1. » шапка», содержащая данные лица, которому выдается справка: ФИО, адрес;
  2. заголовок, содержащий название и номер документа, дату составления и номер документа-обращения, в ответ на который составлена справка;
  3. текст справки;
  4. документальные основания для составления справки (номера описей, дел и номера листов в делах, на основании которых выдана справка);
  5. цель выдачи справки, например, «для предоставления по месту работы»;
  6. должность и подпись руководителя организации, если справка выдается руководителем организации;
  7. должность лица, составившего справку (начальника архива, руководителя службы ДОУ и т.п.);
  8. печать организации.

Без указания в архивной справке номеров документов, на основании которых она составлена, она не будет иметь юридической силы.

Регистрация справок может осуществляться как в журнале регистрации запросов (обращений), так и в специализированных программах электронного документооборота. Кроме основных данных в журнале должен быть указан способ направления справки (письмо, курьер, лично) и, по возможности, иметься расписка в получении.

В случае если в архиве отсутствуют документы, на основании которых могла бы быть выдана справка, обратившемуся выдается письменный отказ в предоставлении услуги с объяснением причин, по которым исполнение запроса невозможно.

Где получить архивную справку

В зависимости от того, какая информация нужна и насколько она «давняя», граждане могут обращаться:

  • непосредственно в архивы, которые работают на территории региона, либо сразу в Росархив;
  • в организации, которые располагают нужными сведениями, если срок передачи их в архивы еще не наступил;
  • в уполномоченных на оказание таких услуг МФЦ.

Например, при оформлении наследственных прав либо приватизации может понадобиться архивная справка формы 9 — как ее еще называют, о регистрации или о прописке. Получить ее можно либо в МФЦ, либо в местных органах власти. А если нужно подтверждение стажа, к примеру, для получения звания «Ветеран труда» или при выходе на пенсию, то обращаться стоит непосредственно к своему работодателю — нынешнему и, при необходимости, предыдущему. Если организация по каким-то причинам больше не существует, тогда сведения следует запрашивать либо у ее преемника, либо в городском архиве.

Независимо от того, куда вы обращаетесь, нужно подать письменное заявление о предоставлении сведений. Придется уточнить:

  • наименование организации, в которую направляется запрос;
  • Ф.И.О. заявителя;
  • причины обращения и суть запроса;
  • контактные данные.

Письменный запрос лично подписывается заявителем и датируется текущей датой.

Срок действия

Постановлении от 26.01.1991г.);

  • сведения о стаже (количество отработанных лет, месяцев и дней);
  • основание (реквизиты трудовой книжки);
  • цель выдачи (куда направляется или по чьему запросу);
  • заверительные подписи (директора, кадровика или исполнителя);
  • печать фирмы.

Если справка нужна для оформления льготной пенсии, то нужно включить расширенное описание трудовой деятельности с указанием реквизитов приказов:

  • о переводах;
  • о присвоении разрядов;
  • о совмещении профессий.

Важно знать, что визировать справку может:

  • директор фирмы;
  • кадровик, если он уполномочен приказом выдавать и подписывать кадровые документы;
  • архивариус, если личное дело находится в архиве.

Справка о трудовом стаже образец Ниже представлен образец справки. Выдумывать ничего не надо.

Если после отправки запроса в архив, в положенное время, архив не успевает найти требуемые материалы, то все равно работники архива должны отправить промежуточный ответ, отображением:

  • О положении дел по розыску материалов на текущее время.
  • О причинах, приведших к задержке.

В отношении оказания местных (государственных) услуг, время на ответ снижено до 15 дней, с контролем за качеством ответов на уровне Президента РФ.

Никакого срока у справки о стаже нет, потому что она уже содержит нужную информацию, которая не поменяется. Работники ПФР требуют свежие справки только о зарплате.

Также нет запрета на количество выдаваемых справок — сколько их потребуется работнику, столько обязаны и выдать (максимум через 3 дня). Нужно только заявление написать или предоставить запрос Пенсионного Фонда.

Дорогие читатели, информация в статье могла устареть. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, 

звоните по телефонам

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Поделитесь в социальных сетях:vKontakteFacebookTwitter
Напишите комментарий